Cách tự động tạo tệp PDF bằng Google Form

0 390

Google Forms là công cụ tốt nhất để tạo các cuộc thăm dò, khảo sát, câu hỏi và câu hỏi trực tuyến. Việc gửi biểu mẫu được lưu trữ tự động trong Bảng tính Google, giúp bạn dễ dàng phân tích bài gửi hơn và biểu mẫu của bạn có thể nhận được số lượng phản hồi không giới hạn.

Khi người dùng gửi Biểu mẫu Google của bạn, một hàng sẽ được thêm vào Bảng tính Google đích với tất cả các câu trả lời. Hướng dẫn giải thích cách bạn có thể lưu các phản hồi Google Form của mình trong tệp PDF tùy chỉnh trong Google Drive và gửi email tự động cho một hoặc nhiều người nhận qua Gmail.

Trong ví dụ này, chúng tôi đang xây dựng một biểu mẫu đăng ký sự kiện với Google Forms. Những người tham dự điền vào mẫu, chọn (các) phiên họ muốn tham dự và một xác nhận email được gửi cho họ ngay lập tức. Một tài liệu PDF được đính kèm và nó chứa các câu trả lời mẫu và cũng là Mã QR động có thể được quét tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Tạo tệp PDF bằng Google Forms

Trước khi chúng tôi đi vào chi tiết triển khai, vui lòng thử quy trình làm việc trực tiếp để bạn có ý tưởng tốt hơn về những gì chúng tôi đang xây dựng.

Đầu tiên, điền vào Mẫu Google và gửi. Phản hồi biểu mẫu của bạn được lưu trong Trang tính Google này và trong vài giây, bạn sẽ nhận được email được cá nhân hóa với tệp đính kèm PDF. Nó chứa mã QR và ID đăng ký duy nhất được tạo tự động với công thức QRCODE .

Trong nội bộ, quy trình làm việc đang sử dụng Tài liệu Google này để hợp nhất dữ liệu Google Forms thành tệp PDF. Chúng tôi đã chọn PDF cho ví dụ này nhưng bạn có thể tạo tài liệu ở bất kỳ định dạng nào bao gồm tài liệu Word, Bảng tính Excel, Trang trình bày PowerPoint, ePub và hơn thế nữa.

xem thêm: cách lên lịch và giới hạn bài bằng google form

Cách tạo tài liệu PDF bằng Google Form Responses

Để bắt đầu, hãy tạo Biểu mẫu Google mới và chọn Bảng tính Google đích nơi các phản hồi sẽ được lưu.

Tiếp theo, tạo một mẫu trong Google Docs, Google Slides hoặc Google Sheets. Trong mẫu của bạn, các trường biến phải được đặt bên trong dấu ngoặc nhọn và tên trường phải khớp chính xác với tiêu đề câu hỏi trong Biểu mẫu Google của bạn.

google tai lieu

Tài liệu hợp nhất Google Forms

Ví dụ: nếu câu hỏi về Biểu mẫu Google của bạn là Tên đầy đủ, thì điểm đánh dấu trong mẫu tài liệu của bạn sẽ là {{Tên đầy đủ}} và nó sẽ được tự động thay thế bằng câu trả lời được gửi bởi người gửi biểu mẫu.

Tiếp theo, cài đặt Document Studio cho Google Sheets và ủy quyền bổ trợ. Bây giờ hãy mở Bảng tính Google đang lưu trữ các phản hồi Google Form của bạn, chuyển đến trình đơn Tiện ích, chọn Document Studio và mở thanh bên để xây dựng quy trình làm việc.

Đầu tiên, mở rộng phần Hợp nhất Tài liệu và chọn mẫu tài liệu từ Google Drive mà bạn đã tạo ở bước trước. Chọn tên tệp của tệp đã xuất – đó có thể là tên cố định – như event.pdf – hoặc tên động như {{tên đầy đủ}}. Pdf trong đó tên tệp được tùy chỉnh dựa trên câu trả lời của tệp.

email pdf document

Tiếp theo, mở rộng phần Trộn thư trong thanh bên của Document Studio, bật tùy chọn Gửi Gửi Email và tạo mẫu email bằng trình chỉnh sửa WYSIWYG tích hợp.

Mẫu email HTML – Google Forms

Bạn có thể tùy chỉnh mẫu bằng cách thêm các trình giữ chỗ biến, như {{Tên đầu tiên}}, trong chủ đề email và nội dung thư cho các email được cá nhân hóa. Chọn trường nơi bạn yêu cầu địa chỉ email của người gửi để gửi email cho họ khi họ gửi biểu mẫu. Bạn có thể thêm nhiều email (được phân tách bằng dấu phẩy) trong Email cụ thể của người dùng Email để thông báo cho nhiều người hơn khi các biểu mẫu được gửi.

Nếu bạn muốn thêm các điểm đánh dấu vào tài liệu được hợp nhất không có trong Biểu mẫu của Google, bạn có thể sử dụng sự trợ giúp của các công thức mảng Google Sheets .

carbon

Ví dụ: nếu câu hỏi về Biểu mẫu Google của bạn là Tên đầy đủ, bạn có thể thêm một cột mới trong Bảng tính tên của Google và sử dụng công thức sau để tự động lấy tên từ các lần gửi Biểu mẫu của Google có thể được sử dụng trong mẫu tài liệu và email .

Cuối cùng, mở rộng phần Kết thúc và Hợp nhất các trang và kiểm tra tùy chọn Hợp nhất trên Gửi mẫu . Nhấp vào Lưu để biến quy trình công việc và gửi mục kiểm tra trong Biểu mẫu Google của bạn.

merged pdf document

Bạn nên tìm một email được cá nhân hóa với tài liệu được hợp nhất dưới dạng tệp đính kèm PDF trong các mục được gửi trong Gmail của bạn. Một bản sao của tệp PDF được lưu trong Google Drive mà bạn có thể sử dụng để tự động in phản hồi Google Form qua Google Cloud Print.